Small is Business

Synchroniser Outlook avec Google Calendar

Petit utilitaire de Google très utile pour réussir ceci en quelques secondes, vous le trouverez ici.

L'utilisation de Google Calendar est très utile pour partager de votre emploi du temps partiellement avec des collaborateurs n'utilisant pas Outlook ou sur lesquels vous ne fonctionnez que pour des projets spécifiques par exemple.

Skype: un outil pour les TPE/PME

Skype est une application qui vous permet de passer des appels depuis votre ordinateur en utilisant le réseau Internet. Les appels à partir de Skype peuvent se faire de PC à PC (équipés de Skype) mais également vers des fixes ou des mobiles dans le monde entier.

Skype présente entre outre un certains nombre d'options particulièrement pertinentes pour les personnes/entreprises se déplaçant beaucoup ou partageant leur activité entre plusieurs lieux de travail.

Ainsi, Skype propose des formules particulièrement intéressantes à partir de 2€95 par mois pour des conversations illimitées sur les fixes en France, des solutions européennes ou internationales sont également disponibles.

Ces abonnements comprennent un N° de fixe français que tous vos interlocuteurs pourront composer pour vous joindre, vous pouvez rediriger ce numéro (avec surcoût) sur un fixe ou un portable de votre choix. Vous pouvez ainsi être joint sur cette ligne où que vous soyez: bureau, maison ou votre Starbucks préféré. Vos interlocuteurs ne payant que le prix d'une communication locale.

Avantages de Skype:

- Numéro de téléphone fixe
- Répondeur téléphonique intégré
- Téléchargement gratuit
- Qualité des appels (supérieure à Messenger par exemple et sur certaines destinations supérieure à une ligne fixe)
- Outils de travail collaboratif (travailler sur un document à plusieurs gràce à Skype)
- Confort d'appeler des numéros de téléphone classiques en gardant les mains sur le clavier de son PC

La semaine des 4 heures

Après en avoir parlé ici il y a quelques mois et l'avoir conseillé à des amis je ne peux m'empêcher de vous reparler du bouquin de Tim Ferris: "The 4-hour Workweek".

Je ne suis pas forcément un grand fan des ouvrages de productivité personnelle américain mais je tiens celui-ci pour un chef d'oeuvre. L'auteur veut en quelque sorte vous convaincre que la vie est faite pour s'accomplir personnellement et non pas pour se convaincre que l'on a des journées de bureaux bien remplies.

Les conseils de Tim ne sont pas seulement valables si comme lui vous voulez "travailler" le moins possible pour parfaire vos connaissances en arts martiaux, en langues étrangères ou autres. Ses conseils sont également valables si vous souhaitez améliorer votre productivité, diminuez la procrastination et profitez par conséquent de plus de temps pour vous.

Ferris est (avec raison à mon sens) extrêmement critique de la vie en entreprise et du temps qui peut y être gâché si facilement en réunions inutiles, conversations stériles et autres emails absurdes. Il peut vous aider à naviguer mieux dans cette dimension où le temps s'éfiloche et où la vie peut poursuivre son cours en pure perte.

Alors je ne saurais vous recommander de vous plonger dans son ouvrage et d'appliquer ses recettes.

Des impressions réussies

Les prestataires d'impression pullulent en ligne, ils vous promettent tous monts et merveilles et le tout pour des tarifs défiant toute concurrence.

De telles solutions sont malheureusement peu propices à l'obtention de résultats de grande qualité. Un BAT (bon à tirer) en .pdf ne remplacera jamais une véritable épreuve. Si vous pouvez prévenir ainsi fautes de frappe, décalages et autres le rendu des couleurs sur votre écran ou sur votre imprimante ne sera jamais identique à 100% au résultat qu'obtiendra l'imprimeur.

Un véritable suivi de fabrication de la part de vos équipes ou d'une agence est indispensable de mon point de vue. Les enjeux économiques en matière d'impression/fabrication sont en effet vite importants.

Alors ne perdez pas de vue qu'une supposée bonne affaire peut facilement se transformer en un coûteux désastre.

Rapprochez-vous de vos clients

L'on croit trop souvent que la Relation Client est un domaine réservée aux grandes entreprises. Cependant, le développement des NTIC et de l'Open Source permet à toutes les tailles d'entreprises de s'attaquer à cette sacro-sainte CRM et d'en retirer les fruits.

Les avantages sont en effet nombreux pour les TPE PME: se rapprocher de leurs clients, offrir une image plus professionnelle et bien évidemment améliorer les process.

1) Se rapprocher de vos clients:

La mise en place d'une solution de Relation Client par Internet vous permettra de rendre votre marque, vos produits omniprésents dans l'esprit de vos clients. Ils seront en contact avec vous, votre société et vos produits à tout moment et de n'importe quel lieu.

2) Améliorer votre image:

La mise en place d'une solution en ligne pour échanger avec vos clients a un impact important en terme d'image. Vous associerez immédiatement l'image de votre entreprise avec professionnalisme et innovation.

3) Améliorer les process:

Ce type de solutions peut permettre d'améliorer un grand nombre d'éléments de votre business:
- Prise de commande
- Livraison de documents
- Facturation et paiement en ligne
- Etc.

Réduisez la paperasse, formalisez les échanges et simplifiez les démarches grâce à des outils adaptés.

Chez Get BIG, nous réalisons de très nombreuses solutions de ce type. En fait, il est de plus en plus rare qu'un client passe commande d'un site web sans envisager la solution de CRM sur-mesure qui va avec.

Alors n'attendez plus.

Les 10 Commandements du Management

Attention de ne pas prendre pas cette liste trop au pied de la lettre, il s'agit de la liste de Fake Steve Jobs le célèbre bloggueur. Vous trouverez ci-dessous ma petite traduction et sa version originale ici.

1. Ne laissez jamais savoir aux gens où ils en sont. Laissez les chercher. Maintenez les dans la peur. Autrement ils deviennent suffisants. La créativité prend sa source dans la peur. Pensez à un peintre, il mourra de faim s’il ne parvient pas à finir son boulot. La même chose s’applique à Apple et Pixar. Ils arrivent chaque matin en se demandant si ce sera le dernier, ils travaillent comme des fous, faites-moi confiance.

2. Vous n’avez pas besoin d’embaucher les meilleurs. Vous pouvez embaucher n’importe qui tant que vous leur foutez une trouille terrible. Regardez-les bagnoles pourries qui sont faites à Détroit, où personne ne se fait jamais virer. Comparez cela avec ce qui se fait dans les usines misérables du Vietnam. Nous ne pouvons pas littéralement mettre en danger la vie de nos salariés mais nous n’aurions jamais rendu OS X si fiable si nos ingénieurs ne craignaient pas d’être abattus à chaque bug.

3. Ne donnez des promotions qu’aux imbéciles. Mais pas n’importe quels imbéciles. Vous devez trouver la catégorie spécifique d’imbéciles qui sont persuadés d’être des génies. Ils font des managers absolument incroyables et sont superbement manipulables. Ils sont faciles à repérer. Les anciens consultants de McKinsey en sont le parfait prototype.

4. Ne jamais dire aux gens ce que l’on attend d’eux. Maintenez les gens à des niveaux d’exigence inatteignables, mais attention voici l’astuce, ne leur dites pas le niveau d’exigence exact. Et virez-les s’ils échouent de peu. Vous savez ce que cela provoque chez les gens ? Ca les rend dingues. Les gens fous sont plus créatifs. Et plus productifs. N’importe quel psy dans le monde sait ça.

5. Un manager devrait être contradictoire et imprévisible. Ayez un comportement aléatoire. Un jour extasiez-vous devant quelque chose et qualifiez son auteur de génie. Le lendemain c’est de la daube et c’est un abruti. Vous n’avez plus qu’à admirer à quel point il va bosser pour vous impressionner maintenant.

6. Jamais de compliments. Les gourous du management vous disent toujours de récompenser la performance. Je m’inscris en faux. Commencez à féliciter les gens et très rapidement ils commenceront à se persuader qu’ils sont aussi malins que vous. Vous ne voulez pas en arriver là. Tous les salariés doivent savoir en permanence que vous êtes meilleurs qu’eux en tout. Des critiques répétées et émises de la manière la plus humiliante sont la seule façon d’accomplir cela.

7. Maintenez le moral des gens sous tension. Virez des gens de manière régulière sans raison. Enervez-vous, hurlez leur dessus, insultez-les et enfin virez-les. Ou mieux encore, ne les virez pas, laissez leur croire qu’ils vont survivre pendant quelques jours. Puis, quand ils sont détendus, faites-les venir et virez les.

8. Faites des crises de mauvaise humeur. Une tactique à n’utiliser que dans des circonstances extrêmes, pleurez et criez littéralement et roulez vous par terre comme un gamin. Cela marche car cela perturbe énormément les gens de voir un homme adulte dans un état. Ils seront prêts à tout pour que cela s’arrête. C’est splendide.

9. Ne parlez pas aux salariés dans les ascenseurs. Je monte dans l’ascenseur, souris ou dis bonjour, quelquefois des salariés vont poursuivre une conversation sans moi. J’attends d’arriver à mon étage et la porte s’ouvre. Je me retourne et dis : « Ce que vous dites est complètement faux. Vous ne savez pas de quoi vous parlez. Vous êtes virés ».

10. Commencez par la campagne de pub. Une partie ce qui rend Apple différent et oui meilleur, c’est la façon dont nous créons des produits. Nous ne commençons pas par le produit lui-même. Nous commençons par les pubs. Nous passons des mois entiers sur les concepts publicitaires. Tous les autres commencent par le produit. C’est pourquoi la plupart des pubs sont nulles. Chez Apple, si nous n’arrivons pas à trouver une bonne pub, nous ne ferons probablement pas le produit.

Si vous les suivez tous, tenez-moi au courant je suis impatient de connaître le résultat :-)

Présence sur des Salons: les règles d'Or

Les Salons peuvent constituer bien souvent une opportunité majeure dans la croissance et le vie des TPE/PME, vous pouvez y rencontrer des partenaires ou y initier des contrats qui bouleverseront l'avenir de votre entreprise. Cependant, pour que cela survienne il convient de préparer sa présence au mieux en respectant certaines règles que je vais m'efforcer de vous lister ci-dessous. Ces règles vont être classées en deux catégories simples: ce qu'il faut faire et ce qu'il faut à tout prix ne pas faire.

1- Ce qu'il faut faire:

- Choisir avec soin les salons sur lesquels vous serez présent et avec encore plus de soin ceux sur lesquels vous diposerez d'un stand.
- Mettre en place une stratégie avant chaque salon: quelles sont mes cibles sur ce salon, comment puis-je les toucher, comment puis-je les convaincre?
- Mettre en place un budget correspondant à votre stratégie et le respecter. Les salons sont ce qui se rapproche le plus de vacances dans la vie d'une entreprise, s'ils sont mal planifiés et budgétés. Ne laissez pas la place au gaspillage.
- Prendre rendez-vous longtemps à l'avance (au moins un mois) pour être sûr de voir les personnes que vous devez voir.
- Un salon est un investissement important en particulier lorsque vous investissez dans un stand. Respectez cet investissement en mettant en place des outils marketigs à sa mesure. Rien de pire en terme d'image qu'un stand ou errent deux stagiaires buvant du Coca avec des murs couverts de petites impressions A4 N&B pour toute décoration. Vous souriez? C'est pourtant chose commune.
- Organiser des simulations avant le salon avec vos équipes. Il est capital de bien briefer les personnes qui accueilleront et animeront le stand: où commence et où s'arrête leur mission, quelles informations elles peuvent/doivent donner, de quels outils marketings elles disposeront, etc.
- Imprimer et distribuer à toute l'équipe les plannings de rendez-vous de chacun, en y précisant les lieux de rendez-vous et les numéros de portable. Les plannings de salons sont toujours bousculés, il faut pouvoir les modifier en temps réel.
- Prévoir un accueil agréable: boissons chaudes et froides, snacks, etc.
- Prévoir les lieux sur lesquels aura lieu chaque rendez-vous (stand, salle de réu, club VIP, cafétéria, etc), vous ne voulez pas trouver la salle de réunion en désordre lorsqu'arrive votre principal client.
- Mettre en avant votre  future présence sur le salon de toutes les façons possibles (site Internet, signatures d'email,  brochures, etc.)

2- Ce qu'il ne faut pas faire:

- Investir à l'aveugle: ne vous rendez jamais sur un salon sur la seule bonne foi de sa plaquette. Assurez-vous de son intérêt auprès de vos commerciaux, clients, partenaires ou concurrents.
- Tout faire à la dernière minute: n'oubliez pas que la préparation/fabrication d'outils marketings et ventes de qualité prend du temps. Planifiez, rédigez et choisissez vos partenaires plusieurs semaines à l'avance (idéalement au moins deux mois)
- Gaspiller votre temps. Vous n'avez pas dépensé des milliers d'Euros pour boire le café avec vos collègues ou concurrents.
- Etre timide: s'il est un moment où il ne faut pas hésiter à attirer le chalant, c'est bien sur un salon. Dès que quelqu'un passe devant votre stand ou semble s'y intéresser, saisissez l'occasion et engagez la conversation.
- Ne pas prendre de notes: il est capital de garder trace de toutes vos rencontres et conversations. Un salon est un moment très intense, il n'en restera pas grand chose si vous négligez de prendre cette précaution.

Et n'oubliez pas que l'essentiel se joue après le salon dans votre capacité à retraîter l'information ingérée et à donner suite aux rencontres faites.

Web 2.0: quels sites pour les TPE/PME

Le 2.0 est maintenant entré dans le langage courant et chaque jour de nouvelles couvertures de magazines en font la promotion (Courrier International, Stratégies, bientôt le Chasseur Français).

Cependant, il y a certes du temps à gagner avec les réseaux sociaux, les blogs, les vidéos mais aussi beaucoup de temps à perdre pour les entrepreneurs de TPE/PME.

Quels sites peuvent vous être réellement utiles?

Je vais m'efforcer ci-dessous de vous donner un TOP 5 des sites/applications que vous devriez utiliser si Internet ne constitue pas votre activité principale.

Number One: Netvibes
Netvibes va vous permettre de faire de véritables gains de productivité. Netvibes va vous permettre en un coup d'oeil de faire le point sur l'activité de votre industrie, des marchés financiers et de tous les sujets qui vous intéressent.

Number Two: Blogger
Je recommande régulièrement à des clients en mal de présence Internet de commencer au minimum par se créer une page grâce à Blogger. Blogger est le service de blogging de Google, ce service est gratuit, très intuitif et présente l'avantage d'être extrêmement bien référençable par Google. Vos clients ou partenaires vous trouveront donc très facilement à travers Google.

Number Three: Youtube
Un moyen aisé de mettre en ligne vos vidéos, de les héberger sur votre site/blog, de les envoyer à vos contacts...
Un site comme SlideShare vous rendra le mettre service pour des présentations de type Powerpoint.

Number Four: LinkedIn (ou un réseau français comme Viadeo)
Cultiver votre réseau, afficher votre CV en ligne et chercher des clients grâce à ses réseaux sociaux professionnels.

Number Five: MySpace ou Facebook
Ces deux sites présentent des avantages et inconvénients différents. Facebook est clairement orienté vers l'individu alors que MySpace peut se prêter également aux groupes, petites entreprises et poduits.

Comme vous le voyez que des valeurs sûres, celles sur lesquelles doivent miser les entrepreneurs au temps précieux.

Outils de travail collaboratif pour TPE/PME

37 Signals était une start-up dont les membres travaillaient à partir de villes éloignées afin d'optimiser leur relation de travail, ils ont élaboré des outils de travail collaboratif conviviaux. Devant le résultat, ils ont commencé à les commercialiser et il s'agit maintenant de leur activité principale.

Vous trouverez sur leur site toute une panoplie de solutions allant du partage de contacts à la gestion de projet. Ces outils sont particulièrement adaptés aux TPE/PME mais avec un personnel à l'anglais courant. En attendant, vous pouvez faire une idée en essayant par exemple Basecamp gratuitement sur un projet à vous de déterminer si cela peut vous être utile.

Personnellement, je pense que cela permet de remplacer l'email avantageusement pour la gestion d'équipes éloignées voire dans des fuseaux horaires différents. A coup sûr, un outil très pertinent pour les micro-multinationales.

Mettez en avant votre profil LinkedIn

Pas sûr de mon coup mais j'ai l'impression que cette feature est nouvelle sur LinkedIn. Quoiqu'il en soit une méthode très pratique pour intégrer un lien vers votre profil sur votre site ou blog. Pour mettre mon bouton j'avais dû créer une typelist, uploader le fichier image, bref, des trucs casse-pieds.

En suivant ce lien, vous pourrez faire la même chose en quelques secondes.